È impossibile immaginare qualsiasi ufficio moderno di un'azienda senza un mini-centralino telefonico. Dopotutto, questo dispositivo è responsabile dell'organizzazione di comunicazioni interne di alta qualità e dell'uso razionale delle linee telefoniche urbane. Oggi, la lotta tra gli impiegati per il diritto di effettuare una chiamata dall'unico numero disponibile appartiene al passato. Al giorno d'oggi, questo problema viene risolto utilizzando linee esterne ed interne. Non è necessario aumentare il numero di numeri di telefono fisso. Come scegliere un PBX per l'ufficio e come installarlo? Troverai le risposte a queste e altre domande in questo articolo.
Che cos'è un PBX?
Office PBX è un piccolo centralino automatico. È progettato per servire un numero limitato di numeri di città. Con tale dispositivo, l'azienda può permettersi di non allocare una riga separata per ogni numero utilizzato. Ciò comporta costi di chiamata inferiori.
Il PBX concentra il carico sulla linea. A causa del fatto che ciascuno di essi viene utilizzato in modo più intenso, la società può rifiutare una parte dei numeri fissi o garantire il normale funzionamento dell'impresa in caso di carenza.
Il principio di funzionamento dei centralini telefonici mini-automatici per un ufficio è simile al lavoro delle stazioni multicanale in cui operano gli operatori di comunicazione telefonica. La differenza sta solo nel numero di camere servite. Per un'installazione da ufficio, questo numero è molto più piccolo. Inoltre, mini-ATS è caratterizzato da una suddivisione in linee interne ed esterne.
Come scegliere un PBX per l'ufficio? Leggi di più al riguardo di seguito.
Come scegliere un PBX per ufficio?
Per fare la scelta giusta quando si acquista un PBX, è necessario decidere i dati di input e indicare i criteri desiderati.
L'input si riferisce al numero di linee fisse disponibili e al numero desiderato di estensioni di lavoro. La distribuzione standard è questa: ogni linea di città corrisponde a 3-4 nazionali. In ogni caso, quando si determina il numero di locali serviti, si consiglia di consultare uno specialista nell'installazione di un PBX per l'ufficio. La capacità minima di tale dispositivo è di 3 linee fisse e 8 abbonati interni.
È necessario chiarire se dopo l'installazione del PBX dell'ufficio rimarranno canali esterni e interni gratuiti. Un tale stock non dovrebbe essere grande, ma con la sua completa assenza nel prossimo futuro, potrebbero sorgere una serie di problemi. Non dobbiamo dimenticare le linee interne per fax e modem.
Dovresti anche decidere il produttore. Le aziende più popolari che producono PBX per l'ufficio sono Panasonic e LG.
Ci sono una serie di problemi importanti che devi solo discutere con uno specialista della connessione PBX:
- la presenza di un adattatore integrato per il collegamento di batterie di continuità;
- la necessità di un connettore per un computer che conduce protocolli di negoziazione;
- la possibilità di impostare la modalità di distribuzione del carico in modo uniforme su ciascuna delle linee della città.
Ora sai come scegliere un PBX per l'ufficio. È giunto il momento di saperne di più sulle principali funzioni di questo dispositivo.
Le funzioni principali che sono dotate di un PBX
Office PBX ha le seguenti funzioni principali:
- Inoltro di chiamata Questa funzione è la più popolare, indipendentemente dal tipo di attività dell'impresa. Ti consente di reindirizzare una chiamata in arrivo a un fax oa un dipendente specifico dell'azienda. Per fare ciò, basta comporre il numero di interno appropriato sul telefono di sistema e riagganciare. La parte esterna sentirà la melodia fino a quando non verrà stabilita una nuova connessione. Se un dipendente specifico non è presente o la sua linea è occupata, la chiamata esterna verrà restituita al telefono di sistema.
- "Intercettazione" di una chiamata. Questa funzione è necessaria nel caso in cui uno dei dipendenti si recasse su un altro desktop e in quel momento il telefono squillasse. Il PBX per l'ufficio consente a questo dipendente di prendere la chiamata anche mentre si sposta lungo il perimetro. Per questo, il dipendente dovrà comporre una determinata combinazione di numeri su uno qualsiasi dei dispositivi.
- Ricevi una chiamata durante una chiamata. Se arriva una chiamata parallela durante una chiamata, nel ricevitore verrà emesso un determinato segnale. Digitando un semplice codice, è possibile rispondere a questa chiamata.
- Ordine di connessione In caso di tentativi falliti di raggiungere un numero di rete fissa costantemente occupato, è necessario comporre un codice speciale. Il PBX ti avviserà che la linea richiesta è stata rilasciata e la connessione verrà stabilita automaticamente.
- "Seguimi." Questa funzione consente di reindirizzare a qualsiasi numero interno nel perimetro dell'ufficio. Pertanto, il dipendente potrebbe non essere sul posto di lavoro, ma tutte le sue chiamate in arrivo saranno accettate da lui.
- Chiamata in conferenza. Questa funzione consente di connettere uno o più partecipanti aggiuntivi a una conversazione telefonica. I partecipanti alla conferenza possono essere abbonati sia interni che esterni.
- Connessione alla conversazione. Grazie a questa funzione, il manager può in qualsiasi momento connettersi con uno qualsiasi dei suoi subordinati, anche se in quel momento viene condotta una conversazione telefonica. Solo un abbonato con un livello di priorità adeguato può connettersi alla conversazione. Questo processo è accompagnato da un segnale sonoro. I livelli di priorità corrispondenti vengono assegnati durante l'installazione e la configurazione del PBX.
Funzionalità aggiuntive del PBX
Oltre alle funzioni di base che i PBX per ufficio hanno per impostazione predefinita, ci sono una serie di funzioni aggiuntive che sono utili in un caso particolare. Alcuni di essi sono descritti di seguito.
Se l'addetto alla reception è occupato sul telefono di sistema, è possibile mettere in coda una chiamata in arrivo. L'abbonato esterno non sentirà un segnale acustico, ma un messaggio vocale che puoi creare tu stesso. Questo può essere un messaggio pubblicitario o una semplice richiesta di rimanere in linea.
Un'altra opzione per alleviare un po 'il segretario è quella di dare il diritto agli abbonati esterni di comporre da soli il numero interno necessario di uno specifico dipendente dell'azienda.
La possibilità di utilizzare processori vocali consente di dotare ogni interno di una segreteria telefonica. Inoltre, tale posta vocale consente di elaborare le chiamate in arrivo senza coinvolgere gli operatori.
Al fine di determinare quale dei dipendenti ha effettuato le chiamate a lunga distanza o internazionali, è possibile emettere un codice personale a ciascuno dei dipendenti, utilizzando il quale una persona sarà in grado di utilizzare la comunicazione a lunga distanza. Se il dipendente non ha un numero speciale di numeri, non sarà in grado di chiamare il numero verde.
Di seguito verranno descritti sia i tipi standard che moderni di PBX per ufficio.
PBX analogico
I PBX analogici possono essere utilizzati quando il numero di abbonati interni non è superiore a cinquanta e non sono richiesti requisiti elevati per la funzionalità della rete telefonica.
Tale apparecchiatura trasforma il parlato in un segnale elettrico pulsato o continuo la cui ampiezza varia. Ad oggi, i mini PBX analogici sono in grado di servire fino a 46 porte.
Il vantaggio principale di tali apparecchiature è il costo inferiore rispetto al digitale con gli stessi indicatori di capacità. Lo svantaggio dei PBX analogici è un numero limitato di funzioni di servizio.
PBX digitale
I PBX digitali possono servire più di 50 porte. Tale apparecchiatura converte il parlato in flussi di impulsi binari utilizzando una tecnica di modulazione del codice di impulsi.
I PBX digitali hanno un costo maggiore rispetto a quelli analogici. Ma grazie a questo, un tale dispositivo ha un gran numero di funzioni di servizio. Inoltre, questi PBX sono molto più facili da installare negli uffici.
PBX wireless
I PBX wireless per l'ufficio offrono mobilità ai dipendenti e non richiedono cavi. Quando si utilizza un dispositivo del genere, i lavoratori dispongono di telefoni cordless con cui possono spostarsi lungo l'intero perimetro.
A differenza del cellulare, il wireless è gratuito. La capacità di tali centralini telefonici mini-automatici può essere aumentata senza problemi. Il funzionamento di questa connessione non richiede autorizzazioni.
A differenza dei telefoni cablati, le radio sono protette dall'ascolto e dalla connessione nascosta. La qualità del suono quando si utilizza un PBX wireless è caratterizzata da un livello elevato.
PBX virtuale
Il PBX virtuale per l'ufficio è un prodotto di ultima tecnologia. Si trova sul server dell'operatore Internet, non richiede l'acquisto di apparecchiature aggiuntive e funziona sulla base della rete disponibile in ufficio.
Quando si utilizzano tali apparecchiature, i costi di comunicazione sono ridotti al minimo. Se necessario, l'espansione della capacità di questo PBX viene eseguita molto rapidamente.
Se l'ufficio ha cambiato posizione, non è necessario modificare i numeri di telefono disponibili. Non è inoltre necessario chiamare specialisti per installare e connettere un tale PBX: tutto il controllo viene effettuato via Internet.
PBX tramite GSM
Il mini PBX GSM per ufficio è progettato per organizzare le comunicazioni telefoniche in quei luoghi in cui non esiste la possibilità di una linea normale, ma c'è un segnale da un operatore di telefonia mobile.
Il gateway GSM aiuta ad aumentare il numero di linee esterne, fornendo al contempo costi di ufficio ridotti per le comunicazioni mobili. La sua installazione è possibile in qualsiasi edificio, città o paese in cui sarà disponibile la tua rete IP. Un mini PBX per un ufficio che utilizza tali apparecchiature offre la possibilità di effettuare il maggior numero possibile di chiamate mobili utilizzando una tariffa Internet o aziendale quando sono inferiori al normale costo delle chiamate.
Installazione del PBX per ufficio
L'installazione del PBX per l'ufficio include progettazione e configurazione. Ascoltando il parere di uno specialista nel collegamento di tali apparecchiature, è necessario determinare le opzioni più rilevanti per te e la capacità necessaria del centralino telefonico.
La fase successiva dell'installazione è l'installazione di apparecchiature. Di solito si trova all'interno di un armadio speciale. Dopo aver collegato le porte esterne e interne, tutti i cavi vengono incrociati e contrassegnati e viene eseguito il processo di test iniziale del sistema.
Il prossimo passo è la programmazione e la configurazione del PBX. Questo processo è puramente individuale per un particolare cliente, perché i desideri e le esigenze di ciascuno sono diversi.
Se gli uffici dell'azienda si trovano in diversi edifici, ognuno di essi dovrebbe stabilire il proprio PBX, che comunicherà tra loro utilizzando un trunk digitale o analogico. Di solito viene utilizzato un telefono di sistema, installato con la segreteria. I restanti dipendenti dovrebbero essere dotati di apparati convenzionali. Se diventa necessario fornire a tutti i dipendenti telefoni di sistema, sarà necessario acquistare schede di sistema aggiuntive per PBX, il che comporterà costi aggiuntivi.
