Tutti conoscono il protocollo word. Gli impiegati lo ascoltano regolarmente durante le riunioni, gli agenti di polizia lo usano nelle loro attività professionali e capi di stato e diplomatici sono costretti ad aderire alle regole loro dettate. Cos'è un protocollo? Lo scopriremo di seguito.
Il significato del concetto di protocollo
Come un numero considerevole di altri termini, questa parola ha diversi significati. Tutto dipende dal campo di attività in cui viene applicato il concetto desiderato. Pertanto, considereremo le situazioni più comuni quando è consuetudine parlare di un protocollo.
Se parliamo dell'ambiente aziendale, il protocollo è un documento che descrive l'evento (meeting, meeting, board of director, ecc.).
Abbiamo già menzionato sopra la polizia, che spesso redige un documento simile. In questo caso, è implicito il fatto di un crimine o di un reato.
Nel formato internazionale, un protocollo è un insieme di regole da seguire nelle riunioni ufficiali tra funzionari governativi e funzionari diplomatici. Ad esempio, esiste un protocollo di incontri tra capi di stato o una visita al presidente.
Tuttavia, in questo articolo ci concentreremo sul concetto di protocolli aziendali.
Verbale della riunione
Le riunioni di lavoro sono parte integrante di tutti i processi in un ambiente aziendale. Possono passare ufficialmente, tenendo conto del tempo stabilito e solo nell'edificio degli uffici. Anche le date di lavoro informali sono molto popolari. Nel secondo caso, puoi fare a meno della conferma del protocollo della conversazione. Se la riunione è ufficiale, deve essere in forma scritta secondo tutte le regole.
Il protocollo è mantenuto da un segretario o altra persona con tale autorità. Per tenere il passo con la conversazione, prova a scoprire un elenco approssimativo di questioni che verranno discusse durante la riunione. La presenza di un registratore vocale non sarà superflua, in modo da non perdere i dettagli, perché il protocollo è una descrizione molto dettagliata di un evento aziendale.
Dovrebbero essere registrati i nomi dei presenti e degli assenti. Per te, puoi prendere appunti sulla posizione di tutti coloro che sono venuti alla riunione, in modo che la paternità di determinate parole possa essere indicata senza errori.
All'inizio di ogni riunione, viene determinata la procedura per considerare le questioni, assicurati di scriverla alla lettera.
Se la riunione ha avuto un voto, indica i suoi risultati (quante persone hanno votato a favore e quante hanno votato contro). Nel caso in cui ci fosse un piccolo numero di persone presenti alla riunione, hai anche la possibilità di annotare i nomi e i cognomi di tutti gli elettori.
Non rimandare l'esecuzione del protocollo in una casella lunga, poiché durante questo periodo è possibile dimenticare i dettagli della riunione.
Protocollo di negoziazione
I negoziati differiscono da un normale incontro di lavoro in quanto di solito discutono di uno o un paio di questioni che svolgono un ruolo importante per entrambe le parti. In questo caso, il protocollo è un'opportunità per correggere tutte le sfumature della conversazione e i requisiti delle parti. Il problema che non viene sempre considerato viene risolto immediatamente dopo le prime negoziazioni, quindi i direttori o altri dipendenti hanno bisogno di tempo e informazioni complete sulla riunione.
Il protocollo di negoziazione è redatto sullo stesso principio di qualsiasi documento commerciale.
È necessario indicare la data dell'evento descritto, il numero del documento e la versione completa del nome. Quella che segue è un'introduzione, che indica necessariamente l'elenco dei partecipanti e le principali questioni da discutere.
Nella parte principale, le informazioni sono generalmente divise in tre parti: "Ascoltato", "Parlato", "Deciso". Nella versione completa del protocollo, le parole di tutti i parlanti sono citate alla lettera e, in alcuni casi, viene duplicato un estratto del protocollo, duplicando una certa parte di esso.
