Qualsiasi documento analitico è uno strumento di categoria di gestione che consente di prendere la decisione giusta. Il documento mostra una panoramica di uno specifico argomento di ricerca, con conclusioni sui risultati, indicando i metodi per la loro attuazione. Le informazioni possono essere incluse nella nota sugli studi e sui risultati passati.
Struttura del documento
A livello di atti normativi, la struttura del documento non è definita, non esistono requisiti rigorosi per la sua preparazione. Una certa pratica si è sviluppata nelle pratiche burocratiche, si distinguono i seguenti punti obbligatori:
- intestazione del documento, titolo;
- astratto;
- introduzione;
- l'essenza del problema descritto, ovvero la parte principale del documento;
- conclusioni e conclusioni;
- Firma del mittente e data.
Alla fine del documento, dopo le conclusioni, può esserci un elenco della letteratura utilizzata, rapporti su cui il suo autore si è basato durante la stesura della nota e un elenco di domande.
Cap e titolo del documento
Questa parte del documento è preparata in stretta conformità con gli standard adottati nel flusso di lavoro aziendale.
Un esempio di scrittura di note analitiche:
Il capo della LLC ….
nome completo
(da) chi
Il capo dell'unità strutturale ….
nome completo
Nota analitica
Se la registrazione di tali documenti è prevista dal flusso interno dei documenti, devono essere apposte la data e il numero in uscita della nota.
Annotazione o prefazione
Questo paragrafo del documento fornisce una breve descrizione dell'essenza del problema. Se stiamo parlando della comunità scientifica, possono essere indicati l'obiettivo principale e i metodi utilizzati nell'analisi dei dati. Questo paragrafo della nota può descrivere le fonti di dati, le motivazioni per il loro utilizzo. Dovrebbe essere visualizzato l'obiettivo strategico, il cui raggiungimento ha ispirato l'autore del documento a condurre ricerche.
Considera l'esempio di scrivere note analitiche.
Se il documento si riferisce alla gestione interna dei documenti, la prefazione può essere generalmente breve:
… sui risultati dell'inventario del magazzino n. …. effettuato … data …
o
… sullo stato di avanzamento dei lavori previsti per il trimestre in corso dal dipartimento … nome …
Se stiamo parlando di documenti utilizzati nella comunità scientifica o di analisi di un problema serio, la prefazione potrebbe apparire così:
… Riassunto: Negli ultimi 3 mesi, un'analisi della domanda dei consumatori di auto per le loro categorie e marchi nel negozio … il nome …
Lo studio è stato condotto utilizzando l'analisi multivariata classica. I dati sono riassunti in una tabella comune con una valutazione di tutti i fattori su una scala di dieci punti. Secondo i risultati della ricerca, il leader indiscusso è stato identificato … dal nome del veicolo …
Esempi di scrittura di note analitiche sul reparto vendite di un'azienda:
… La società … nome … per 6 mesi, un'analisi dei risultati del reparto vendite. Di conseguenza, sono state identificate una serie di deviazioni dagli indicatori pianificati con possibili motivi del loro aspetto.
|
L'indicatore che è stato analizzato |
il piano |
fatto |
% di deviazione |
ragione |
|
Incassi dalle vendite, RUB |
||||
|
Scorte di magazzino ……….. |
La parte principale del documento
In questa parte della nota, si consiglia di aderire a una determinata struttura:
- Descrizione del problema da analizzare.
- Metodi utilizzati nell'analisi.
Se il documento risulta di conseguenza voluminoso, è possibile comporre il contenuto con l'indicazione dei numeri di pagina, i nomi di una determinata parte del documento.
L'enfasi principale è sulle tecniche di analisi con conclusioni preliminari. Se alcune teorie sono apparse nel corso del lavoro, allora sono espresse nel documento. La cosa principale è che la struttura della parte principale del documento ha una logica.
Considera l'esempio di scrivere note analitiche, una descrizione dell'essenza del problema.
Gestione aziendale …. Ho contattato la nostra organizzazione per il fatto che negli ultimi 2 anni nel reparto vendite si è verificato un costante calo degli utili. Durante i negoziati, è stato rivelato che non vi è stata alcuna diminuzione del numero di clienti, al contrario, negli ultimi 2 anni il loro numero è cresciuto del 20%. Allo stesso tempo, le entrate sono diminuite del 30%. Nel corso dell'analisi delle attività del reparto vendite, sono stati utilizzati i seguenti metodi ……………..
La parte finale, conclusioni
Una nota analitica di un'impresa (gli esempi sono in questo articolo) o di uno scienziato, la politica non può essere senza conclusioni. Inoltre, quello che contiene una previsione e raccomandazioni per ulteriori azioni è considerato un documento veramente correttamente redatto. E la costruzione di queste conclusioni e raccomandazioni dovrebbe basarsi solo sulla ricerca condotta e sui risultati ottenuti come risultato. In questo caso, le conclusioni non dovrebbero essere ripetute, vale a dire con quelle precedentemente ottenute, che sono state esposte nella parte principale della nota.
La nota analitica (esempi di seguito) non dovrebbe contenere contraddizioni, soprattutto nella parte finale, una chiara relazione tra le conclusioni e l'analisi dovrebbe essere tracciata nel documento. Nessun "discorso" finale non giustificato dal testo sopra, cioè nessuna conclusione personale.
Considera una nota analitica di esempio (esempio).
… Al fine di eliminare la perdita derivante dalle vendite osservate negli ultimi 2 anni, è necessario pianificare le seguenti misure:
|
Effetto economico previsto |
Entro quale data dovrebbero essere organizzati gli eventi |
Azione richiesta |
responsabile |
Non è consigliabile trarre conclusioni su più di una pagina A4.
Firma e applicazioni
Alla fine del documento, la posizione e il nome completo (con decodifica) dell'autore sono necessariamente registrati. Se l'analisi è stata eseguita da più persone, devono essere indicate. La data di scrittura della nota e della firma è apposta. Se il documento è progettato per una vasta gamma di persone o viene trasferito a un'altra unità strutturale dell'azienda, è possibile specificare i dettagli di contatto per il feedback.
Le note analitiche (esempi che abbiamo esaminato) potrebbero avere applicazioni. Si tratta di documenti aggiuntivi che possono contenere grafici e dati intermedi, un elenco di termini utilizzati o formule per i calcoli utilizzati dall'autore. È possibile specificare un elenco di riferimenti, informazioni da cui sono state costituite le basi dell'analisi.
