Per evento si intende un incontro pianificato e tenuto con la partecipazione di un gruppo di persone: una vacanza, un incontro di lavoro, un evento sportivo, una festa per bambini, una campagna pubblicitaria, ecc. Poiché l'evento è spesso frequentato da un gran numero di partecipanti, è estremamente importante prendersi cura della sicurezza di tutti gli invitati, nonché che fossero a loro agio, che nessuno si annoiasse, che non ci fossero lamentele per il menu, la performance degli artisti, il design della sala riunioni, ecc. Ma per preparare.
La preparazione dell'evento inizia con la pianificazione. È meglio preoccuparsi di come pianificare l'evento in anticipo. Più tempo rimane fino a una data significativa, maggiori sono le opportunità di riflettere, valutare, evitare errori e feedback negativi dei partecipanti. I piani vengono elaborati in base alle specifiche dell'evento, ma esistono raccomandazioni generali per la pianificazione.
Cosa pianificare
Innanzitutto l'obiettivo. Nessun evento si svolge proprio così. I leader aziendali vogliono raggiungere determinati risultati: la formazione di una cultura aziendale, la promozione dei beni sul mercato, l'espansione delle piattaforme per le imprese, il raduno dei dipendenti, la celebrazione dell'anniversario (riconoscimento ufficiale dei suoi meriti per l'azienda), ecc. La cosa principale è che l'obiettivo dovrebbe essere concreto, chiaramente formulato e realizzabile. Insieme allo scopo, viene anche determinato il tipo di evento (buffet, picnic, vacanze al parco acquatico, ecc.).
La fase successiva della pianificazione è il budget. Non importa quanto l'organizzatore ci provi, non sarà possibile realizzare tutte le idee creative se il budget non lo consente. Pertanto, prima di decidere come elaborare un piano d'azione, è necessario decidere sulle finanze.
Sono considerati i seguenti elementi:
- numero e genere degli ospiti (necessari per la preparazione del menu, selezione delle bevande);
- sede dell'evento;
- progettazione e attrezzatura tecnica;
- trasporto (se l'evento è assente);
- riprese di foto e video;
- invito dell'ospite, artisti;
- premi e regali;
- Copertura mediatica dell'evento (se necessario).
questionari
Dopo aver chiarito i problemi di cui sopra, puoi iniziare a compilare questionari per gli invitati. Quindi sarà più facile prendere in considerazione i desideri degli ospiti. In base ai risultati del sondaggio, potrebbe essere necessario apportare modifiche al piano e alla stima. Offriamo un elenco approssimativo di domande:
- Hai intenzione di partecipare all'evento?
- Se non prevedi di partecipare all'evento, per quale motivo?
- Come sei venuto a conoscenza dell'evento?
- Come è stata la registrazione per la partecipazione all'evento (molto semplice, semplice, senza problemi, con difficoltà minori, eventuali difficoltà)?
- Hai qualche desiderio nel menu?
- Chi pagherà per la tua partecipazione all'evento?
- Quali argomenti, domande di discussione ti interessano?
- Hai domande sull'evento, quali?
- Hai domande per l'ospite dell'evento, quali?
- Come desideri ricevere informazioni sull'evento (indirizzo, email, telefono)?
- Altro.
Le domande vengono adattate in base al tipo e al contenuto dell'evento. La cosa principale è redigere un questionario in modo che l'organizzatore riceva tutte le risposte a cui è interessato. Ciò contribuirà a determinare come elaborare un piano d'azione, per evitare ogni tipo di equivoco. Quindi, i partner commerciali musulmani durante il banchetto non toccheranno la carne di maiale (il che significa che il menu dovrebbe includere piatti a base di pollo, tacchino) e le battute della principale festa aziendale potrebbero sembrare alcune persone non divertenti. Naturalmente, il sondaggio dovrebbe essere anonimo.
Dopo che le informazioni sono state raccolte, il dipendente procede direttamente alla preparazione del piano.
Come pianificare un evento: un esempio
Il modulo è stato sviluppato in conformità con GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per i documenti. " Tradizionalmente, il piano elenca i tipi di lavoro per la preparazione e lo svolgimento dell'evento, le scadenze e i responsabili. All'inizio del documento devono essere indicati il nome dell'organizzazione e il tipo di documento per l'approvazione, la data, il numero e il luogo di preparazione del documento, il timbro di approvazione. Documenti finanziari, fogli di approvazione e familiarizzazione con il documento separati. In una vista schematica, sembra qualcosa del genere:
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Approvo --------------- --------------- (posizione del capo dell'azienda) ------------------------------------- (nome completo) (Firma) |
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Piano d'azione per la preparazione e la condotta -------------------------------------------------- ---- (nome dell'evento) |
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date: Luogo: Lo scopo dell'evento: |
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| numero | Tipi di lavoro | periodo | responsabile |
| 1. | Creazione del comitato organizzatore | 2014/12/15 | Nome completo |
| 2. | Elaborazione di un programma culturale | 2014/12/15 | Nome completo |
| 3. | … | ||
Il piano può anche includere colonne "risultati" e "note".
Il piano elaborato viene discusso con la direzione aziendale, approvato e comunicato ai dipendenti. Le persone responsabili mettono le loro firme sul foglio di familiarizzazione e ricevono una copia del piano. Successivamente, la domanda: "Come redigere un piano d'azione?" considerato chiuso.
Di norma, gli eventi si svolgono più volte all'anno, quindi un gestore di eventi o un altro specialista deve elaborare un piano d'azione annuale. Come elaborare un piano d'azione per l'anno?
Piano annuale
Prima di procedere con la preparazione del piano annuale, è necessario analizzare le attività dell'azienda per l'anno passato. Sulla base dei risultati del lavoro analitico, viene compilato un rapporto, il cui contenuto fisserà obiettivi per i prossimi 12 mesi. Gli eventi che si terranno nel nuovo anno civile mireranno a raggiungere precisamente questi obiettivi.
Gli eventi sono pianificati per mese. Quanti eventi condurre ogni mese - decide l'azienda. Tutto dipende dagli obiettivi e dai problemi urgenti. Sono previste attività singole, periodiche e in corso. Gli eventi occasionali comprendono, in particolare, l'acquisto di attrezzature da una società straniera. Anche l'evento in corso si tiene una volta, ma richiede un periodo di tempo più lungo. Gli eventi periodici si ripetono ad un intervallo di tempo specifico. Può trattarsi di sviluppo del personale (conferenze, seminari, webinar), sviluppo e realizzazione di progetti, eventi aziendali e altro ancora. Tutti gli eventi dovrebbero essere logicamente coerenti tra loro sulla fattibilità, oggetto e tempistica dell'evento.
Modulo del piano annuale
Il piano annuale è redatto sotto forma di piano di lavoro generale o calendario. A volte entrambe le opzioni sono appropriate (ad esempio, se gli artisti lavorano in diverse organizzazioni). Consideriamo questi tipi di piani in modo più dettagliato.
Nel piano annuale generale sono indicati il numero di serie, il nome dell'evento, le scadenze, i risultati, i dirigenti e una nota. Il capitolo "Risultato" indica il prodotto delle attività degli specialisti: un diagramma di processo o meccanismo, un progetto completato, un rapporto, un pacchetto di documenti, ecc.
| numero | Nome dell'evento | risultati | periodo | artisti | note | ||||
| inizio | fine | Ltd. | JSC | UAB | |||||
| 1. | Conferenza internazionale | Raccolta di abstract | 15.01 | 17.01 | Nome completo | Nome completo | Nome completo | Sono coinvolti studenti di università specializzate | |
| 2. | Presentazione di una nuova varietà di formaggi | Rapporto sulla presentazione di una nuova varietà di formaggi | 16.02 | 17.02 | Nome completo | Nome completo | Nome completo | Sono coinvolti i tecnologi delle imprese | |
| 3. | … | ||||||||
Quando si compila una pianificazione temporale, le attività sono indicate per ogni mese. L'incrocio tra il nome dell'evento e il mese è dipinto. Un documento può assomigliare a questo:
| numero | Nome dell'evento | risultati | artisti | Anno 2014 | note | ||
| gennaio | febbraio | marzo | |||||
| 1. | Conferenza internazionale | Raccolta di abstract |
Ltd. JSC UAB |
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| 1.1. | Preparazione di una newsletter | Lettera d'informazione | Responsabile dell'ufficio | ||||
| 2. | Presentazione di una nuova varietà di formaggi | Rapporto sulla presentazione di una nuova varietà di formaggi | |||||
| 2.1. | Preparazione di brochure | opuscoli | Dipartimento marketing | ||||
Oltre al piano annuale, sono in fase di elaborazione una logica per misure, relazioni e moduli di controllo, nonché allegati. Le applicazioni includono:
- registri finanziari;
- piano di comunicazione, supporto per altri eventi;
- analisi del rischio.
Tutti i piani sopra indicati sono per adulti. Ma vari eventi si svolgono con i bambini. Gli schemi di fare piani per i ragazzi sono più o meno gli stessi, ma ci sono alcune caratteristiche.
Come realizzare un piano d'azione per i bambini
L'evento per i giovani cittadini differisce da quello per gli adulti, in primo luogo, orientamento educativo e (o) per il miglioramento della salute. Responsabili sono nominati insegnanti, psicologi, animatori, bibliotecari, consulenti nei campi sanitari e altri specialisti che lavorano con i bambini. Le specifiche dell'evento dipendono dall'età dei bambini e dalle attività impostate. Considera le caratteristiche della pianificazione degli eventi in un campo di scuola materna, scuola, biblioteca e tempo libero.
prescolastico
Le attività della scuola materna fanno parte del piano annuale. Fornito per:
- matinée (date tematiche e festive);
- vacanze sportive;
- giorni e settimane di salute (includere varie attività);
- riunioni dei genitori, ecc.
Per ciascuna di queste attività, viene elaborato un piano o uno scenario, che viene approvato dal gestore e concordato con il suo sostituto. Indicare il nome dell'evento, lo scopo, i compiti, l'ora e il luogo dell'evento, l'attrezzatura, l'inventario, il corso dell'evento (nella sceneggiatura) e i responsabili. Ecco un esempio di progettazione di un piano d'azione per la Giornata della salute:
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Affermo: capo di --------------- (nome completo) "____" ______________ 2014 |
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d'accordo: Vice Capo per OIA ------------------------------ (nome completo) "____" ______________ 2014 |
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| Piano d'azione per la giornata della salute (data) | |||
| Tempo e luogo | Nome dell'evento | Il gruppo | responsabile |
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8.00 - 8.30 Campo sportivo |
Ginnastica mattutina | Tutti i gruppi | Educatori di gruppo |
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10.00 -10.30 Palazzetto dello sport |
Gare a staffetta | Gruppo senior | Istruttore di educazione fisica, educatore di gruppo |
| … | |||
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15.00 - 15.20 piscina |
Sport e tempo libero "Nettuno è venuto da noi" | Gruppo medio | Istruttore di nuoto, infermiere, educatore di gruppo |
| Durante il giorno | Rapporto fotografico dalla Giornata della salute | Tutti i gruppi | Insegnanti di gruppi, assistenti insegnanti |
A seconda delle specifiche dell'evento, possono essere indicati i risultati attesi (riduzione dell'incidenza degli alunni, formazione di idee su uno stile di vita sano nei bambini, aumento del livello di cultura pedagogica dei genitori, ecc.).
Lo scenario dell'evento per bambini in età prescolare sono giochi, spettacoli basati su fiabe, trucchi magici, attrazioni. È importante che la vacanza sia interessante, divertente, vibrante e, soprattutto, utile per i bambini.
scuola
Le attività per gli studenti sono programmate durante l'anno scolastico e durante le vacanze. I piani d'azione sono compilati dal dirigente scolastico, insegnante di classe, insegnante di educazione fisica, insegnante di organizzazione e psicologo. I piani elaborati dagli insegnanti sono controllati e approvati dal preside. Gli scopi e gli obiettivi dell'evento sono previsti, i risultati attesi, i responsabili sono nominati. Quando si elaborano piani, vengono presi in considerazione l'età dei bambini, i loro interessi, i problemi in classe (rendimento scolastico, comportamento, relazioni in gruppo, ecc.), Nonché fattori oggettivi (stagione, tipo di insediamento, in particolare terreno, clima, ecc.), date memorabili. In accordo con ciò, si svolgono eventi sui temi di "Cavalieri e Principesse", "Conoscenza del teatro musicale", "Vacanze d'estate", "Hanno combattuto per la patria" e altri. La cosa principale è che i bambini dovrebbero essere interessati. Gli studenti stessi sono anche coinvolti nella preparazione e pianificazione dell'evento. Come fare un piano d'azione? Il campione è presentato nella tabella.
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Approvo Preside No. --------------------------- (nome completo) |
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| Piano educativo per le vacanze autunnali | ||||
| numero | misura | data | classe | tempo |
| 1. | Visita al Teatro della commedia musicale | 2013/10/28 | 11 | 16:00 |
| 2. | Operazione Cura un libro | 2013/10/29 | 5-6 | 12.00 |
| 3. | … | |||
Biblioteca per bambini
Il personale della biblioteca si assicura che i bambini leggano di più e amino i libri. A tal fine, si svolgono serate letterarie, quiz, aste, ecc. Come elaborare un piano d'azione in biblioteca? Questo lavoro viene svolto in più fasi. Viene selezionato il tema dell'evento, vengono determinati il suo scopo e il targeting per età. In base all'età dei partecipanti, vengono selezionate opere letterarie, viene redatta una sceneggiatura.
I bibliotecari non dimenticano la pubblicità: vengono realizzati poster, volantini, inviti. Un punto importante è la preparazione di materiale illustrativo. L'evento stesso è registrato, analizzato e promosso dai media. Il modulo del piano potrebbe essere qualcosa del genere:
| numero | Modulo Evento | Nome dell'evento | Il pubblico | date |
| 1. | spettacolo | San Valentino | Studenti delle scuole superiori | 14.02 |
| 2. | Serata di domande e risposte | "Chi conosce più storie?" | Bambini in età prescolare e studenti delle scuole elementari | 18.03 |
| 3. | … |
