Il verbale della riunione è un documento che riflette tutte le decisioni importanti di questo evento. Una redazione errata, sia in termini di significato che in termini di progettazione, può causare contestazioni da parte dei partecipanti alla riunione. Inoltre, esiste il rischio potenziale di prendere decisioni di gestione errate se i verbali della riunione di produzione contengono informazioni fuorvianti. Organizzare correttamente aiuterà una serie di semplici consigli.
Il testo di questo documento di solito contiene due parti: introduttiva e principale. Il verbale della riunione (prima metà) comprende una descrizione dei parametri principali dell'evento: posizione, nome completo partecipanti, presidente e segretario. Quando uno dei presenti ha uno status speciale (invitato, esperto, osservatore, ecc.), Anche questo è indicato nel documento. Se alla riunione hanno partecipato molte persone, i verbali della riunione possono contenere dati su di essi su un foglio separato, che è un'applicazione inseparabile del documento. La sezione introduttiva termina con un ordine del giorno che contiene un elenco di questioni affrontate. È preferibile disporli in ordine di importanza, tuttavia, potrebbero esserci altri fattori che influenzano il posto nell'elenco delle domande. Ad esempio, la struttura dell'agenda può dipendere dalla relazione logica di parte delle sue questioni o dall'impiego di persone che partecipano all'evento. Il documento stesso viene eseguito sulla carta intestata dell'organizzazione (la sua unità), deve essere indicato al momento della riunione.
Il verbale della riunione nella parte principale dovrebbe corrispondere a quello introduttivo. In particolare, i suoi articoli dovrebbero andare nello stesso ordine in agenda. L'algoritmo per la costruzione di un testo che acquisisce informazioni su ciascun punto dell'ordine del giorno è il seguente: "ascoltato", "parlato", "deciso". La regola principale in questa parte del protocollo è che non dovrebbe trasformarsi in una sorta di trascrizione.
In particolare, la sottovoce "ascoltata" descrive chi è stato il relatore principale della questione, cosa ha suggerito a seguito del suo intervento. Per i relatori, i partecipanti indicano anche chi ha detto ciò che hanno proposto. La decisione fissa la posizione finale della maggioranza dei partecipanti alla riunione. Se è stato adottato mediante votazione, deve essere indicato quante persone erano favorevoli, quante erano contrarie e il numero di astensioni. A seconda dell'importanza delle questioni discusse, è possibile elencare i nomi completi. persone che hanno assunto questa o quella posizione.
Il protocollo della riunione è redatto dal segretario, il documento stesso è firmato dal dirigente e dal presidente della riunione. La fonte di informazioni per la sua compilazione sono bozze scritte a mano, note fatte usando un registratore vocale, trascrizioni. Se la risoluzione delle questioni identificate durante la riunione richiede l'autorità di un alto funzionario che non ha partecipato alla riunione, questo capo può fornire un'ulteriore approvazione per le decisioni. Il protocollo firmato e registrato può essere inviato sia come documento unico, sia sotto forma di estratti per funzionari, ai quali si applica solo una parte delle domande.
